Alles immer im Blick
Verschaffen Sie sich einen vollständigen Überblick darüber, wer zur Bildnutzung seine Zustimmung gegeben hat und wer nicht. Behalten Sie den Status der Einverständniserklärungen und Nutzungsrechte sowie der freigegebenen Verwendungszwecke immer im Auge. Fordern Sie die Zustimmung von Einzelpersonen an, indem Sie eine personalisierte Einverständniserklärung per E-Mail direkt aus Ihrem Modul heraus versenden.
Automatisierte DSGVO Prozesse
Das Datenschutz-Management der coconutbox unterstützt Sie mit automatisierten Prozessen dabei, Ihren Workflow zu beschleunigen. Ständiges händisches Prüfen von Zustimmungen oder Ablaufdaten entfällt. So werden zum Beispiel beim Widerrufen einer DSGVO Zustimmung (siehe Artikel 7 der DSGVO) alle entsprechenden Abbildungen sofort in Ihrem System gesperrt. Auf Wunsch können diese auch direkt gelöscht werden.
Effizient suchen und schnell finden
Mit unserer effizienten Suche erleben Sie Schnelligkeit und Genauigkeit im großen Stil. Finden Sie im Modul DSGVO durch die gezielte Eingabe einzelner Parameter Abbildungen von Personen sowie Projekte und deren Verknüpfungen. Suchen Sie nach Medien, bei denen zukünftig die Zustimmung der Verwendung abläuft und fragen Sie über das System nach einer Verlängerung durch die betreffende Person.
Zeitliche Begrenzung
Definieren Sie eigene Zeiträume, in welchen Medien zur Nutzung freigegeben werden und wann entsprechende Datenschutzvereinbarungen erneut abgefragt werden sollen.
Freigabe-Verwaltung
Erlauben Sie Nutzern nur die Medien zu verwenden, bei denen alle abgebildeten Personen dem jeweiligen Verwendungszweck vollständig zugestimmt haben.
Ausleitungen
Mit unserer API ist auch die Anbindung an Ihre Fremdsysteme möglich. Somit ist sicher gestellt, dass auch dort nur Daten gespeichert werden, für welche Sie auch die Zustimmung erhalten haben.
Intern und Extern
Auch wenn abgebildete Mitarbeiter nicht in Ihrem Unternehmen tätig sind, können Sie diese mit unserem Datenschutz-Management anlegen, deren Einverständniserklärung einfach und schnell hochladen und somit die Nutzung der Bilder ermöglichen.
Komfortabel verwalten nach DSGVO-Richtlinien
- Erstellung individueller DSGVO-Projekte
- Hinterlegen von Vereinbarungen
- Verwaltung von Verwendungszwecken
- Definieren von Ablaufzeiten
- automatische Benachrichtigungen
- schnelles Erstellen von Reports
Prüfen Sie Bildrechte und die entsprechende Genehmigung oder Verweigerung der abgebildeten Personen zur Verwendung der Medien in Echtzeit. Definieren Sie eigene Verwendungszwecke sowie DSGVO-Projekte zur besseren Handhabung konform zu den DSGVO-Richtlinien.
Praxisbeispiel
Das Problem: Bilder ohne Nutzungsrechte
Frau Schmidt leitet ein mittelständisches Metallbau-Unternehmen. Vor kurzem hat Sie einen neuen Vertriebskatalog drucken lassen, in dem auch Mitarbeiter beim Arbeiten am Fließband abgebildet sind. Kurz nach dem Verteilen der Kataloge erhielt Sie ein anwaltliches Schreiben mit der Forderung nach unverzüglicher Rücknahme der Kataloge. Ein Mitarbeiterbild wurde ohne Zustimmung der betroffenen Person abgebildet. Für Frau Schmidt entstehen nun enorme Kosten.
Die Lösung: DSGVO-konforme Datenspeicherung
Ein Kosmetikhersteller veranstaltet ein Betriebsshooting, um neue Bilder für seine Social-Media-Kanäle zu erstellen. Beim Shooting unterschreiben alle Teilnehmer die Datenschutzerklärung. Nachdem alle Bilder in die coconutbox geladen wurden, können Verwendungszwecke festgelegt werden.
Die wichtigsten Funktionen im Modul DSGVO
Schnelle Auffindbarkeit
Finden Sie schnell und unkompliziert Medien mit bestimmten abgebildeten Personen.
Speicherung aller relevanten Informationen
Hinterlegen Sie einfach und digital alle für DSGVO relevanten Informationen zu einer Person. Auch firmenfremde Personen können angelegt und entsprechend deklariert werden.
Vereinbarungen verwalten
Laden Sie bequem individuelle Vereinbarungen hoch und definieren Sie deren Ablaufzeiten. Administratoren werden automatisch über zukünftig ablaufende Medien informiert und können zeitnah eine Verlängerung bei den betreffenden Personen beantragen.
Verwendungszwecke definieren
Vergeben Sie globale als auch projektbezogene Verwendungszwecke. Bei einem Download oder Versand eines Bildes wird der jeweilige Verwendungsnachweis geprüft. Der Nutzer muss bestätigen, dass das Medium nur für die freigegebenen Themen verwendet werden darf.
Individuelle Projekte erstellen
Erstellen Sie zeitlich begrenzte Projekte mit individuellen Vereinbarungen zur Gültigkeit und Verwendung der dazugehörigen Medien.
DSGVO-Reports erstellen
Nutzer können Informationen abrufen, wann welches Bild zu welchen Zweck verwendet wurde und in welchen Medien eine Person abgebildet ist.
Die wichtigsten Fragen zu DSGVO
Wie kann ich den DSGVO-Richtlinien zustimmen?
Sie erhalten per E-Mail eine Einladung/Benachrichtigung zur Zustimmung der DSGVO-Richtlinien für die coconutbox und die enthaltenen Medien.
Kann ich meine Zustimmung auch widerrufen?
Sie können Ihre Zustimmung jeder Zeit widerrufen.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter, der dem Verwenden seiner Bilder zugestimmt hat, nicht mehr im Unternehmen ist, aber vergessen hat seine Zustimmung zu widerrufen?
Im Modul DSGVO kann eingestellt werden, dass, sobald ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt und damit auch als Benutzer entfernt wird, die Zustimmung widerrufen wird.
Was passiert, wenn die Einwilligung zur Speicherung meiner Daten abgelaufen ist?
Der jeweilige Benutzer wird per E-Mail um eine erneute Zustimmung der DSGVO-Richtlinien gebeten/aufgefordert.
Gibt es verschiedene Verwendungszwecke wie z. B. Social Media, Broschüren etc.?
Der Admin kann verschiedene Verwendungszwecke angeben.
Können für das Modul DSGVO auch externe Benutzer zur Zustimmung der DSGVO-Richtlinien einbezogen werden?
Ja, hierfür sind lediglich der Vor- und Zuname sowie die E-Mail-Adresse des gewünschten externen Benutzers notwendig.
