Alle Dateien sofort im Blick
Das innovative Darstellungskonzept von unserem Modul FILE gibt Ihnen jederzeit perfekten Überblick über sämtliche Dateien Ihres Unternehmens.
Lassen Sie Ihre coconutbox nach Ordnern, Stichwörtern oder ganz individuellen Merkmalen suchen. Stets wird Ihnen unser Datei Management genau sagen, wie viele Dateien wo hinterlegt sind.
Unterstützte Dateiformate im Datei Management
Unser Modul FILE von coconutbox unterstützt alle gängigen Formate für Dokumente, Bilder, Videos, Audio und CAD. Das File-Sharing-System erstellt Ihnen außerdem eine automatisierte Vorschau wie zum Beispiel Online-Blätterkataloge für die genannten Dateien.
Suche und Merkmale nach Belieben konfigurieren
Mit unserem File-Sharing-System coconutbox FILE passen Sie Strukturen von Bereichen, Ordnern und Merkmalen sowie einzelne Ansichten beliebig an Ihre persönlichen Wünsche oder projektbezogenen Bedürfnisse an. Legen Sie zum Filtern von Dateien eigene Merkmale beziehungsweise Attribute fest. Erstellen Sie Kollektionen frei nach Ihren Vorstellungen.
Organisieren
Das coconutbox Modul FILE zentralisiert alle Dateien auf einer einzigen Plattform. So finden Sie künftig Dateien schneller, optimieren Ihren Workflow und vermeiden überflüssiges langes Suchen.
Teilen
Mit dem Modul FILE teilen Sie Dateien sowie Informationen einfach, sicher und DSGVO-konform aus dem Datei Management System heraus – nach Belieben mit internen oder externen Personen.
Synchronisieren
Alle im Team benötigten Dateien lassen sich synchron halten und durch die jeweiligen Programme plattformunabhängig verwalten sowie bearbeiten.
Versionen
Verwalten Sie mit unserem Modul FILE unterschiedlichste Versionen: mit oder ohne Wasserzeichen, mit Ausschnitt oder eher schlicht. Hier bleiben keine Wünsche offen.
Hochladen, Importieren und Speichern
- unterstützt alle Dateiformate einschließlich Video und Audio
- erlaubt den Upload großer Mengen von Dateien via Drag & Drop
- automatisiert Importe und Exporte
- überträgt Metadaten (XMP, EXIF, IPTC)
- prüft Dubletten
Greifen Sie von überall auf Ihre Dateien zu oder laden Sie diese ganz einfach über Drag & Drop oder über automatisierte Prozesse oder Schnittstellen (API) in Ihr System. Schützen Sie Freigabelinks mit Passwörtern, begrenzen Sie deren Gültigkeit zeitlich und ermitteln Sie Veränderungen über das Protokoll. Einfacher und sicherer könnte es nicht sein!
Praxisbeispiel
Das Problem: Alle Dateien nur lokal verfügbar
Sven musste wegen der Corona-Pandemie lange im Homeoffice arbeiten. Da alle Unternehmensdateien nur lokal verfügbar waren, musste sich Sven diese auf einer Festplatte oder seinem Laptop mit nach Hause nehmen. Nun - da alle Mitarbeiter wieder im Büro sind - existieren leider mehrere Versionen der gleichen Datei, da auch andere Kollegen diese bearbeitet haben. Die Dokumente müssen mühsam zusammen gepuzzelt werden und keiner fühlt sich dafür verantwortlich.
Unsere Lösung: Cloudbasiert auf Wolke Sieben
Carolins Unternehmen hat sich nach der Pandemie dazu entschlossen, weiterhin Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit für Homeoffice anzubieten. Da das Unternehmen alle Dateien mit coconutbox in einer Cloud ablegt, können alle Mitarbeiter von allen Standorten problemlos darauf zugreifen und gemeinsam daran arbeiten. Keine Änderungen gehen verloren und jeder sieht, wer was als letztes geändert hat. Die perfekte Win-Win-Situation!
Die wichtigsten Funktionen im Modul FILE
Erweiterte Suche
Recherchieren Sie mit unserer intelligenten, detaillierten und erweiterten Suche schnell und komfortabel in sämtlichen Dateien und Metadaten. Zudem ist auch das Speichern und Teilen der Suchabfragen möglich.
Attribute vergeben
Vergeben Sie Attribute an Medien so, wie es am besten zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Pflegt man diese strukturiert und sorgfältig, werden sie kinderleicht gefunden und lange Recherchen werden überflüssig.
Ordnersystem
Steuern Sie Ihre Dateien mit Hilfe der coconutbox einfach ordnerbasiert und abteilungsübergreifend. Durch unsere innovative und granulare Rechteverwaltung können Sie Ihre Dateien miteinander teilen und den Zugriff darauf einschränken.
Dateiversand
Versenden Sie Ihre Dateien bequem und schnell über unsere coconutbox, indem Sie Ihren persönlichen Online-Link erstellen und diesen zeitgesteuert über Ihre Kommunikations-Tools teilen. Sie wollen höher, größer, weiter? Bei coconutbox sind Dateianzahl und Größe uneingeschränkt.
Kollektionen anlegen
Nutzen Sie die coconutbox Kollektionen, um Ihre eigenen Dokumentensammlungen zu erstellen. Geben Sie diese intern an Kollegen zum Zusammenarbeiten frei oder senden Sie Ihre Kollektionen an externe Personen zum Download.
Gespeicherte Suchanfragen
Legen Sie sich persönliche Suchen an, um schneller oft gesuchte Ergebnisse wieder zu finden.
Die wichtigsten Fragen zu coconutbox FILE
Können Agenturen und Fotografen einfach Dateien in die coconutbox hochladen?
Ja, Dateien können zuvor kategorisiert und/oder mit Schlagworten versehen werden. Die Agenturen und/oder Fotografen bekommen dazu den entsprechenden Link zum Upload. Zusätzlich erhalten sie durch ein Registrierungsformular ein eigenes Login und entsprechende Benutzerrechte.
Welche Formate unterstützt coconutbox FILE?
coconutbox unterstützt gängige Dateiformate wie JPG, PNG, TIF, PSD, EPS, …
Welche Download-Formate unterstützt die coconutbox?
Es sind die wichtigsten Download-Formate wie z. B. vordefinierte oder eigene erstellte Formate enthalten. Hier finden Sie weitere Informationen: (Link zu Übersicht zu den unterstützen Formaten)
Für wen eignet sich eine File-Management-Lösung?
coconutbox FILE eignet sich für jedes Unternehmen, was im Team online arbeitet und sich wünscht, alle Dateien zentral an einem Ort finden zu können.
