5 gute Gründe für ein DAM System in Ihrem Webshop

Ein Onlineshop ist nicht nur dieser Tage eine tolle Ergänzung zum stationären Einzelhandel. Ihr Geschäft ist 24 Stunden, 365 Tage im Jahr offen und erreicht dadurch ein breiteres Publikum. Doch genau wie im stationären Einzelhandel gilt auch hier: die Gestaltung spielt eine entscheidende Rolle für Ihren Umsatz. Kann man sich ein Produkt nicht vor Ort selbst anschauen, braucht es umso aussagekräftigere Produktbilder oder Videos. Im besten Fall lassen sich diese auch gleich noch für Marketingkampagnen und auf Ihren Social-Media-Kanälen verwenden sowie ggf. für Printwerbung. Damit Sie hier den Überblick über Ihre Medien und deren verschiedene Versionen inklusive Lizenzen nicht verlieren, ist ein Digital Asset Management nicht nur besonders hilfreich, sondern gehört schon fast zur Grundausstattung für jeden Webshop.

Welche Gründe für einen Webshop sprechen, können Sie gerne auch hier nachlesen: WEBSHOP ERFOLGREICH ERSTELLEN

Oftmals bearbeiten und verwalten mehrere Personen eines Unternehmens Bilder, Videos, Audiodateien oder andere Medien. Jeder hat dabei sein ganz eigenes System, diese zu benennen und abzuspeichern, selbst wenn ihnen ein zentraler Dateiserver zur Verfügung steht. Dazu kommen neue Mitarbeiter, die sich nicht einfach zurechtfinden können, sich in das System erst einarbeiten müssen sowie oftmals verschiedene Versionen ein und des selben Mediums.

Das Chaos ist perfekt und es geht viel Arbeitszeit verloren, dieses wieder zu sortieren - und das in regelmäßigen Abständen.

Ein Digital Asset Management System (DAM) verwendet intelligente Suchfilter mit Kategorien und Metadaten, die Sie selbst vorher anlegen und jederzeit verändern können. So haben Sie immer alles im Blick und keine Datei geht im Ordnerchaos verloren. Durch das DAM-System werden jegliche Dateien an einem Ort zentral gespeichert, verwaltet sowie für Nutzer bereitgestellt. Diese können von der klassischen Ordnerstruktur gelöst werden. Dabei werden Metadaten und intelligente Suchfunktionen verwendet. Diese Informationen werden im DAM-System an den Dateien hinterlegt. Bei manchen DAM-Systemen können Bilder desselben Produktes über die Ähnlichkeitssuche leichter gefunden werden.

Egal, ob Sie die neueste Version einer Datei finden möchten, ein bestimmtes Format oder eine exakte Größe: mit der intelligenten Suche des DAM-Systems werden Ihnen schnell und einfach immer die gewünschten Varianten der gesuchten Datei angezeigt. Diese können Sie zudem direkt und bequem versenden, exportieren oder herunterladen.

Um ein Bild in Ihren Webshop zu integrieren, braucht es oft mehrere Arbeitsschritte. Die Fotografin bzw. der Fotograf erstellt mehrere Fotos eines Produktes, sendet diese dann an Ihr Marketing-Team, welches die passenden Bilder aussucht und zur Weiterbearbeitung freigibt. Dieses geht nun wieder per E-Mail zurück… Ein Hin und Her, bis die finale Version steht.

Mit einem DAM System kann die Fotografin bzw. der Fotograf die Bilder direkt zur Freigabe hochladen. Dank einer Notizfunktion können Sie nun zu den ausgesuchten Dateien die gewünschten Änderungen anheften. Anschließend können den Bildern direkt Artikelnummer, Metadaten und Kategorien zugeordnet werden. Der zuständige E-Commerce-Mitarbeiter wird durch das DAM-System automatisch informiert. Er markiert die Bilder, die weiterbearbeitet werden sollen. 

Danach geben Sie nur Ihre Favoriten frei und erhalten diese anschließend als neueste Version Ihrer Originaldateien zurück. Die Bilder können nun in verschiedenen Größen und Versionen abgespeichert, versendet und auf Ihren verschiedenen Kanälen verwendet werden.

Die Arbeitsabläufe werden dadurch erheblich vereinfacht, Arbeitszeit wird eingespart und Sie haben zu jeder Zeit volle Transparenz und Kontrolle über Ihre Medien sowie deren Prozesse. Bearbeitungs- und Korrekturschleifen können enorm verkürzt werden. Nichts kann verloren gehen, denn in Ihrem DAM können Sie ältere Versionen zu jeder Zeit aus dem Archiv wiederherstellen.

In einem Online-Shop kommen oft verschiedene Medien aus unterschiedlichen Quellen zum Einsatz. In Ihrem DAM System können Sie die Lizenzrechte Ihrer Medien ganz bequem verwalten. Hinterlegen Sie einfach zu jedem Medium die entsprechenden Lizenzen und der Lizenzvertrag wird automatisch mit der entsprechenden Bilddatei verknüpft sowie per Texterkennung ausgelesen. Das DAM System warnt Sie automatisch, wenn Lizenzrechte auslaufen oder bereits abgelaufen sind. Dadurch werden Lizenzen eingehalten. Dies erspart Ihnen teure Rechtsstreitigkeiten.

Als Admin können Sie Zugriffsrechte erteilen und diese auch auf einen begrenzten Zeitraum beschränken. Welche Abteilung hat Zugriff auf welche Bereiche? Sie können für jedes Projekt neu festlegen, welcher Lieferant bzw. Partner wie lange auf welche Medien Zugriff hat.

Nur Sie als Admin haben die volle Zugriffskontrolle auf alles. Durch das Festlegen von Zugriffsrechten sind Ihre sensiblen Firmendaten immer bestens geschützt. Jeder Benutzer bekommt sein eigenes Passwort und wird von Ihnen auf festgelegte Bereiche und ggf. zeitlich beschränkt.

Jedes DAM System lässt sich natürlich auch personalisieren. Das heißt, Sie können Logos, Wasserzeichen sowie Ihr eigenes Branding hinterlegen. Somit passt sich Ihr DAM System perfekt an Ihr Unternehmen an und wirkt auch auf Externe professionell sowie wertsteigernd.

Außerdem verfügen die meisten DAM Systeme über mehrere Sprachen. Dies erleichtert die Zusammenarbeit mit internationalen Partnern, die so immer die aktuellsten Medienversionen und Produktbeschreibungen erhalten. Suchfilter, Kategorien und Metadaten werden automatisch an die jeweilige Sprache angepasst.

Was ein DAM System sonst noch so alles leisten kann, haben wir hier für Sie zusammengefasst: "Was ist Digital Asset Management (DAM/MAM)?"