Hinter dem Begriff Digital Asset Management (DAM) versteckt sich eine Softwareanwendung, die Ihnen dabei helfen kann mehr sinnvollen Nutzen aus allen Arten von digitalen Inhalten zu schöpfen, indem es die Verwaltung, den Zugriff und die Verteilung vereinfacht. Insbesondere von Mediendateien wie Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteinen. Manchmal wird es auch als Media-Asset-Management (MAM) oder Video-Asset-Management (VAM) bezeichnet. Sie alle gehören in den Bereich der Content-Management-Systeme.
Was ist Digital Asset Management (DAM/MAM)?
Was sind Digital Assets?
Ein Digital Asset Management (DAM) bezeichnet die collaborative (zentrale) Speicherung, Verwaltung und Verteilung digitaler Medien – den so genannten Assets.
Die Assets werden durch datenbankgestützte Verfahren im System verwaltet, wobei die digitalen Assets oftmals nicht direkt in der Datenbank, sondern im Filesystem (Dateiebene) gespeichert werden.
Das digitale Asset besteht i.d.R. aus Bildmedien, Grafiken, Videos und Audio-Dateien. In gut ausgestatteten Digital Asset Management Systemen werden zudem auch Layoutdateien (inDesign, Photoshop, Illustrator, ...), Office Dokumente, CAD Dateien, Quellcodes, Texte und weitere multimediale Medien verwaltet.
Die Assets werden mit zusätzlichen Informationen angereichert, welche in verschiedenen Datenbanken stehen können. Diese Informationen, auch Metadaten genannt, beschreiben das mediale Asset näher und helfen bei der darauffolgenden Katalogisierung.
Warum brauche ich ein Digital Asset Management?
Ein digitales Asset ist ein Medium, welches einen besonderen Wert für den "Inhaber" darstellt. Hierbei spielt es keine Rolle, ob der Inhaber eine natürliche Person (Privatperson, Einzelunternehmer, ...) oder eine juristische Person (GmbH, AG, ...) ist.
Besondere Werte können zum Beispiel Produktfotos, Schadensbilder oder auch ein simples Motiv sein, welches im Marketing eingesetzt wird. Interne Dokumente, Schriften – selbst Medien, welche nicht direkt Bestandteil der Unternehmung sind, können einen besonderen Wert haben.
Auf Mitarbeiterfotos liegt dabei ein besonderes Augenmerk. Zum einen sind die Mitarbeiter die wertvollste Ressource eines Unternehmens und sollten daher besonders geschützt werden und zum Anderen muss die neue DSGVO eingehalten werden, die die Datenschutzrichtlinien beinhaltet.
Ein sicherer und schneller Zugriff auf die gewünschten Assets ist für jede Firma existenziell. Häufig arbeiten viele Mitarbeiter, Abteilungen oder gar verschiedene Firmen (Agenturen, Tochterunternehmen etc.) zusammen an verschiedenen Projekten. Dabei hat jeder Mitarbeiter sein ganz eigenes Ablagesystem und so verliert man schnell den Überblick. Hier kann ein zentrales Verwaltungssystem wie das DAM schnelle Abhilfe schaffen!
Wie funktioniert das Digital Asset Management?
Bei den Hauptfunktionen eines DAM-Systems handelt es sich häufig um den Import und Export von Dateien, sowie dem anschließenden Bereichern von Binärdateien mit Metainformationen zu Recherchezwecken, wie beispielsweise dem IPTC-IIM-Standard. Außerdem zählen noch das Suchen, Anzeigen, Sichten, Archivieren und Versionieren von Dateien mithilfe von Dateinamen sowie das Kombinieren von Dateien zu Paketen dazu.
Welche Hauptfunktionen gibt es?
Erstellung (Creation)
Die Digital Asset Management Anwendugen können digitale Assets aus analogen und/oder digitalen Domänen importieren (z.B. durch Kodierung, Scannen, optische Zeichenerkennung usw.) oder sie als neue Objekte erstellen.
Indizierung (Indexing)
Eine der wichtigsten Hauptfunktionen eines DAM-Systems ist es, die Assets dem Benutzer leicht zugänglich zu machen. Dies wird durch einen durchsuchbaren Index realisiert, welcher das Auffinden von Assets anhand ihres Inhalts und/oder ihrer Metadaten unterstützt. Man spricht dabei auch von einer Katalogisierungsfunktion. Sie ist in der Regel Teil des Aufnahmeprozesses für neue Assets.
Arbeitsablauf (Workflow)
Bei den verschiedenen Zuständen der Digital Assets wird oft der Vergleich eines Lebenszyklus verwendet. Dieser beinhaltet verschiedene Stadien, wie Erstellung, Genehmigung, Live, Archivierung und Löschung eines Digital Assets. Doch nicht jeder Lebenszyklus verläuft gleich und auch nicht jedes Unternehmen verwendet den gleichen Arbeitsablauf. Daher bieten viele Systeme die Möglichkeit benutzerdefinierte Workflows zu erstellen, die je nach Verwendung unterschiedliche Lebenszyklen von Assets modellieren.
Verteilung (Distribution)
Im Arbeitsalltag gehen Daten oft durch viele Hände. Der Fotograf, der das Bild erstellt, die Marketingabteilung, die es für den jeweiligen gebrauch bearbeitet, die Kontrolle durch das Management und die Weitergabe an Agenturen bzw. die Druckerei. Dank des DAMs behalten Sie die Kontrolle wer was an wen freigeben kann. Teilen Sie nur das, was Sie wollen. Dies sollte so viel wie nötig und so wenig wie möglich sein, denn Ihre Firmendaten gehören Ihnen.
Versionskontrolle (Version control)
Durch seine Historien-Funktion kann ein DAM-System frühere Versionen eines digitalen Assets speichern, auf welches Sie später zurückgreifen und auch herunterladen können. Somit kann ein DAM-System als eine fortgeschrittene Art eines Versionskontrollsystems bezeichnet werden.
Zugriffskontrolle (access control)
Das wohl wichtigste Instrument eines DAM-Systems ist die Sicherheitskontrolle. Sie stellt sicher, dass nur die relevanten Personen Zugang zu den Vermögenswerten, also Ihren Firmendaten haben. Dafür können bereits bestehende Verzeichnisdienste verwendet werden. Dazu zählt etwa die Technologie des Single Sign-Ons.
