Wie die Recherche im Digital Asset Management funktioniert
Digital Asset Management als Recherche-Tool
Ein DAM-System kann dank der einfachen Navigation und Sucheingabe ein wunderbares Rechercheinstrument sein. Das Finden und Organisieren von Dateien in einem sogenannten Ressourcenmanagementsystem verbessert den Workflow Ihrer Mitarbeiter und spart wertvolle Zeit. Wird die Suche im Nachgang gespeichert, kann diese zu einem späteren Zeitpunkt bequem erneut aufgerufen werden.
Besonders in großen Unternehmen mit verschiedenen Standorten ist eine Digital-Asset-Management-Software sehr sinnvoll. Die Suche nach einer bestimmten Datei wird dadurch zum Kinderspiel, egal, wie groß der Datenbestand ist.
Jegliche Dateien eines Unternehmens werden unkompliziert katalogisiert sowie zentral, mit Schlagworten versehen, gespeichert. Die passenden Medien sind schnell und komfortabel verfügbar, sodass die Suche nicht mehr unnötig Zeit raubt.
Wie Dateien schnell gefunden und organisiert werden können
Ein Digital Asset Management ist eine Plattform, auf der sich Inhalte und Dateien einfach finden lassen und wohin all Ihre Bilder, Videos, Präsentationen sowie weitere Mediendateien verschoben werden können. Man kann immer genau den Content oder die Dateien herunterladen oder exportieren, die als Nächstes benötigt werden.
Metadaten helfen dabei, Dateien besser zu beschreiben sowie gezielt nach Bildeigenschaften zu suchen und zu filtern. Benötigte Medien stehen dann sofort bereit, um sie zu bearbeiten, anzuschauen, auszudrucken, zu präsentieren oder per Mail weiterzuleiten. Nicht benötige Medien können zudem archiviert werden, damit nichts verloren geht.
Ein Digital Asset Management ermöglicht eine feldbasierte Suche über Eingabefelder oder auch eine Volltextsuche, teilweise auch beides. Darüber hinaus lässt sich einfach im Gesamtbestand nach einer bestimmten Datei recherchieren.
Die intelligente Suche funktioniert hier über Kategorien und Keywords. Individuell einstellbare Filter und Suchabfragen sowie Formatdaten, Lizenzen oder unterschiedliche Metadaten und Merkmale sind dabei ebenfalls zu berücksichtigen.
Nutzung der gefundenen Dateien
Suchergebnisse lassen sich als Dateiexporte oder als Kollektion für eine weitere Verwendung sammeln und damit übersichtlich auflisten. Mithilfe von externen Galerien (Medienportal) kann man Dateien auch im Rahmen des eigenen Webauftritts veröffentlichen. Zudem ist es möglich, verschiedene Zugriffsrechte zu vergeben, sodass nur bestimmte Dateien gefunden oder exportiert werden können. So wird beeinflusst, ob Benutzer zum Beispiel ein Vorschaubild oder das hochauflösende Original erhalten.
Fazit
Mit einem Digital Asset Management lässt sich ein großer Dateibestand organisieren und zentral verwalten. Die zeitsparende Medienrecherche wird durch eine optimale Such- und Navigationsfunktion ermöglicht, bei der Metadaten, Kategorien, Filter, etc. genutzt werden.
