Wie ein Digital Asset Management integriert wird
Anforderungskatalog erstellen
Die künftigen DAM-Nutzer sollen über die komplette Projektlaufzeit mit einbezogen werden. Dazu gehören die Anforderungsdefinition, die Prozessgestaltung und das Testen der Funktionen. Verantwortliche aus Produktmanagement, Vertrieb, Marketing und das Unternehmensmanagement sorgen für einen organisierten Ablauf.
Für eine gemeinsame Vision muss man alle Anforderungen der relevanten Bereiche formulieren, zusammentragen und priorisieren, welche Systeme wie z. B. ein Content Management System oder ein Produktinformationsmanagement an das DAM-System angebunden werden sollen. Auch strategische Aspekte wie Expansion, neue Geschäftseinheiten, langfristige Änderungen des Produktsortiments oder Digitalisierung sind dabei zu beachten.
Es geht darum exakt zu beschreiben, welche Dateien im Unternehmen vorhanden sind und verwendet werden. Zudem muss die Informationsarchitektur am Anfang eines Einführungsprojektes festgelegt werden. Das gilt ebenso für Metadaten, mit denen die Dateien beschrieben werden.
Es ist wichtig, alle Prozesse beim Erstellen, Verwalten, Bereitstellen oder Verbreiten digitaler Inhalte ordentlich zu dokumentieren. Dabei erläutern wir alle wichtigen Arbeitsprozesse, um sie dann beim Umsetzen sauber abzubilden.
Workshop
Produktexperten promoten die DAM-Lösung in verschiedenen Abteilungen und unterstützen andere Benutzer bei der Verwendung. Bei einem Digital Asset Management ist letztendlich auch hilfreich, die wichtigsten Kategorien wie Dateiart, Abteilungen, Kunden, Branche, Industrie usw. zu definieren und Unterkategorien zu bilden.
Vor dem Vergleich der Anbieter sollte man alle Marketingprozesse dokumentieren und festlegen, welche zu optimieren sind. Ein einheitliches Erscheinungsbild der Marke sorgt in diesem Zusammenhang dafür, dass sich Markenrichtlinien einfach in das Digital Asset Management integrieren lassen.
Projektmanagement und Systemeinrichtung
Rollenbasierte Trainingseinheiten können Benutzern die Fähigkeiten vermitteln, die sie zum Bedienen des Systems brauchen und die ihnen bei den täglichen Aufgaben (im Marketing) effizient helfen. Weitere Funktionen werden dann bedarfsweise integriert.
Es empfiehlt sich eine Pilotphase, in der die Nutzung des Digital Asset Managements beobachtet, Feedback eingeholt, Durchführungsmaßnahmen gemessen und die Entwicklung relevanter DAM-Kompetenzen ermöglicht werden.
Benutzerschulung inklusive Support
Die Produktexperten kümmern sich darum, Schulungen in unterschiedlichen Abteilungen durchzuführen. Ein Ansprechpartner beantwortet gern ihre Fragen zum Thema DAM. Für Probleme und Komplikationen wird Ihnen hier außerdem ein professioneller Support zur Verfügung gestellt.
Mitarbeiter regelmäßig über Aktualisierungen und neue Funktionen zu informieren ist das A und O. Besprechungen mit dem Anbieter dienen dazu, Verbesserungen und neue Möglichkeiten zu untersuchen.
Fazit
Bei den Anforderungen eines Digital Asset Managements geht es um nötige Funktionen, damit Dateien wie gewünscht organisiert werden können. Im Workshop spielt die Optimierung der Marketingprozesse eine wichtige Rolle, wobei es gilt Funktionen schrittweise einzuführen sowie den Benutzer bei Fragen oder Problemen zur Seite zu stehen.
