Wie kann Digital Asset Management in der Krise helfen?

In einer Situation wie der aktuellen Corona Krise fragen sich sicher viele Unternehmer, ob ihr Unternehmen krisenfest ist, wie und wann kann es weiter gehen und wie sie die Zeit des "Lockdowns" überstehen. Angestellte müssen zu Hause bleiben, um ihre Kinder zu betreuen. Firmeninhaber müssen ihre Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken, weil keine Kunden und/ oder neuen Aufträge mehr reinkommen.

Da heißt es für viele: umdenken und neue Wege beschreiten.

Home Office ist dieser Tage eine beliebte Alternative. Für nicht wenige Unternehmen ist dies jedoch absolutes Neuland. Wie kann ich Home Office am besten gestalten? Haben meine Angestellten die nötigen technischen Voraussetzungen und wie kann es gelingen, wenn meine Mitarbeiter unterschiedliche Betriebssysteme verwenden? Ganz zu schweigen von dem Sicherheitsaspekt.

All dies sind gute und berechtigte Fragen. Und es gibt tatsächlich eine scheinbar recht einfache Lösung für all diese Probleme:

Ein so genanntes Digital Asset Management (DAM).

Hinter dem Begriff Digital Asset Management (DAM) versteckt sich eine Softwareanwendung,  die Ihnen dabei helfen kann mehr sinnvollen Nutzen aus allen Arten von digitalen Inhalten  zu schöpfen, indem es die Verwaltung, den Zugriff und die Verteilung vereinfacht. Dies gilt Insbesondere für Mediendateien wie Grafiken, Videos, Musikdateien und Textbausteine.

Wer mehr darüber erfahren möchte kann gerne auch unseren anderen Beitrag "Was ist Digital Asset Management (DAM/MAM)?" lesen.

Wie bereits in Abschnitt eins erwähnt bringt Home Office viele Herausforderungen mit sich. Ihre Mitarbeiter arbeiten Zuhause mit verschiedenen Betriebssystemen. Nun arbeiten aber an einem Projekt oft mehrere Kollegen zusammen. Da kann das Versenden, Öffnen und Bearbeiten einer Datei schnell zu einem echten Kopfschmerzproblem werden. Es ist oft sehr zeitaufwendig und mühselig die Dateien entsprechend umzuwandeln, ohne dass sie ihre vorherigen Eigenschaften/Settings verlieren.

Das Digital Asset Management System ist wie ein digitaler Tresor, in den ich meine Assets (Dateien) hochladen kann und dies in vielfältigen Dateiformaten. Ein anderer Mitarbeiter kann nach Freigabe nun ebenfalls auf den "Tresor" zugreifen und sich die Datei z. B. zum Bearbeiten anzeigen lassen oder runterladen und das in einem für ihn passenden Format. Das Digital Asset Management System kann Dateien in verschiedene Formate umwandeln und versenden, ohne Eigenschafts- und Qualitätsverluste. Das erspart Ihnen auch die Umwandlung von Graphiken durch einen Profi. Somit sparen Sie Zeit und Geld für Ihr Unternehmen.

Es gibt verschiedene Varianten von Digital Asset Management (DAM) Systemen. Manche laufen auf Firmen internen Netzwerken und andere verwenden externe Server. Alles funktioniert ausschließlich online. Ein Sicherheitsaspekt ist die SSL bzw TLS Verschlüsselung zur Datenübertragung. Genaueres zu dem Thema finden Sie auf Wikipedia - Transport Layer Security.

Außerdem ist jedes Digital Asset Management System, genau wie ein Tresor, durch einen PIN geschützt, den nur Sie kennen. Hinzu kommen Zugangsbeschränkungen. Als Inhaber des Digital Asset Management Systems haben Sie die absolute Kontrolle, wer auf was Zugriff hat und auch dafür gibt es entsprechende PINs, die Sie vergeben können.  Zu guter letzt arbeiten viele DAM Systeme teils auch noch mit Datenbankverschlüsselung.

Es gibt viele Anbieter auf dem Markt und noch mehr verschiedene Systeme. Jedes hat seine Vor- und Nachteile. Da dieses Thema jedoch sehr umfangreich ist, gibt es dazu einen eigenständigen Artikel.

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