Wie finde ich das passende Digital Asset Management System?
Um die optimale Digital Asset Management Software für Ihr Unternehmen auswählen zu können, müssen Sie die aktuellen Herausforderungen kennen, vor denen Ihr Unternehmen bei der Verwaltung Ihrer digitalen Assets steht. Was benötigen Sie und was ist Ihnen besonders wichtig?
Diskutieren Sie mit den führenden Digital Asset Management Anbietern über konkrete Workflows, die diese Herausforderungen lösen werden. Seriöse Anbieter werden Sie entsprechend beraten und ihre Software entsprechend anpassen können.
Welche Softwarelösungen gibt es?
Manche Firmen bieten eine eher statische Lösung an, während andere auf eine Art Baukastensystem basieren. Hier können Sie sich selbst in Bezug auf das passende Digital Asset Management die gewünschten Optionen zusammenstellen. Dabei ist eine ausführliche interne Besprechung mit den zukünftigen Nutzern Ihres Unternehmens wichtig. Je klarer Sie erkennen, was Sie benötigen, desto konkreter kann auch das Angebot aussehen.
Lassen Sie sich die Software erklären und nehmen Sie sich Zeit bei Ihrer Wahl genügend Zeit.
Internes Netzwerk vs. externes Netzwerk
Digital Asset Management Systeme sind generell online-basiert. Wichtig für Sie ist die Frage, ob Sie Ihr eigenes internes Netzwerk nutzen wollen, ob dieses die entsprechenden Kapazitäten hat oder ob Sie lieber ein externes Netzwerk nutzen wollen. Dies funktioniert dann ähnlich einer Cloud.
Vor allem der Sicherheitsaspekt ist hier ein wichtiges Kriterium. Die meisten Softwareanbieter verwenden die so genannte SSL/TLS Verschlüsselung. Außerdem sind die Systeme kennwortgeschützt durch eine PIN und z.T. werden auch Datenbankverschlüsselungen benutzt.
Fragen Sie unbedingt nach, welche Varianten die entsprechenden Anbieter zur Verfügung stellen und wie sie die Sicherheit Ihrer Daten gewährleisten wollen. Wo befindet sich das externe Netzwerk (Deutschland oder international) und nach welchen Standards (z.B. DSGVO) arbeiten die Anbieter?
Kauf vs. Mieten
Ein weiterer wichtiger Punkt ist natürlich das Budget. Generell sollten Sie wissen, dass es sich um den Erwerb von Lizenzen und nicht die Software selbst handelt. Viele Anbieter stellen Ihnen sowohl Lizenz-Kaufoptionen, als auch Lizenz-Mietoptionen zur Verfügung.
Bei den Kaufoptionen müssen Sie einmal viel Geld in die Hand nehmen, haben dann aber nur noch die Wartungskosten als laufende Kosten, wenn Sie einen entsprechenden Wartungsvertrag abschließen. Dieser wird dringend empfohlen, da wichtige Updates z.B. Sicherheitsupdates essentiell sind. Auch bei auftretenden Fragen und Problemen haben Sie immer jemanden an Ihrer Seite.
Wenn Sie eher was für den "schmalen" Geldbeutel suchen, dann wäre eine Mietoption die richtige Wahl. Die Mietbedingungen z. B. der Abrechnungszeitraum (monatlich, quartalsmäßig oder jährlich) und auch der an den Kündigungszeitraum gekoppelte Abrechnungszeitraum können je nach Anbieter stark variieren.
Sie sehen, es gibt vieles zu bedenken und zu beachten. Eine qualifizierte und ausführliche Beratung ist daher unabdingbar!
